Wir führen Digital Contract Management bei Daimler ein

Papierbasierte Intragroup-Verträge gehören dank eines neuen digitalen Vertragsmanagementsystems bei Daimler der Vergangenheit an. Das System „Contracts for Daimler“ deckt eine Vielzahl an vertragsrelevanten Prozessen ab und erleichtert die Abwicklung von Verträgen innerhalb einer Konzerngesellschaft ebenso wie zwischen verschiedenen Konzerngesellschaften.

Frühere, papierbasierte Vertragsprozesse waren langsam, fehleranfällig und sehr ressourcenintensiv

Die traditionelle papierbasierte Vertragsabwicklung war ein umständlicher Prozess für alle Beteiligten. Es kann Wochen und Monate dauern, bis die erforderlichen Unterschriften und Genehmigungen eingeholt sind. Die Zustellung per Kurierdienst in andere Länder ist kostenintensiv, kann den Prozess weiter verlangsamen und Vertragskopien können unterwegs verloren gehen. Zudem besteht für manuell erstellte Verträge das Risiko, dass veraltete Vorlagen herangezogen werden und notwendige Aktualisierungen einzelner Klauseln daher nicht enthalten sind. Durch die dezentrale Ablage der Papierverträge in den Aktenschränken der jeweiligen Abteilungen wird schlussendlich auch jedes zentrale Monitoring und Reporting unmöglich.

Ein agiles Geschäftsumfeld erforderte eine schnelle Implementierung

Im Juni 2018 startete das Projektteam zusammen mit dem IT-Bereich mit der Konzeption und Umsetzung eines Vertragsmanagementsystems für Intragroup-Verträge. Nach nur drei Monaten Entwicklungszeit wurde das System im Oktober 2018 als „Minimum Viable Product“ eingeführt. Dies war möglich, da das System auf den vorhandenen Standardfunktionalitäten einer zugrundeliegenden Software-Plattform aufsetzt.

Durch das digitale Vertragsmanagement-System der Daimler IP werden die Prozesse für Intragroup-Verträge schrittweise digitalisiert

Das System wurde mit dem Ziel entwickelt, als integriertes Vertragsmanagementsystem alle bisherigen papierbasierten Prozesse für Intragroup-Verträge abzulösen. Schritt für Schritt werden die Prozesse zur Vertragserstellung, -abstimmung, -unterzeichnung und -speicherung über das System digitalisiert. Mit der Möglichkeit eines systembasierten Vertragsabschluss („Click Approval“) ist eine physische Unterschrift des Vertrags nicht mehr erforderlich.

Dadurch erreichen wir folgende Vorteile:

✓  Schnellere Vertragsunterzeichnung, keine Kurierzustellung mehr erforderlich
✓  Einheitliche, korrekte und aktuelle Vertragsvorlagen sind gewährleistet
✓  Transparenter Workflow, einschließlich Rollenverwaltung und Vertretermodell
✓  Monitoring und Reporting, Suchfunktion, Erinnerungsfunktion bei Vertragsablauf

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